eRechnung-Pflicht 2025:
Was kleine Unternehmen jetzt tun müssen

eRechnung ist Pflicht — und sorgt für Verunsicherung

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung (eRechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend gemacht. Für viele kleine Betriebe, Handwerker und Selbstständige klingt das nach teurer Software, ERP-Umstellung und Bürokratie. Die gute Nachricht vorweg: So schlimm ist es nicht — wenn man weiß, was wirklich verlangt wird.

Dieser Ratgeber erklärt in einfachen Worten, ab wann was gilt, wer betroffen ist, welche Ausnahmen es gibt — und wie du mit minimalem Aufwand gesetzeskonform wirst.

Was ist überhaupt eine eRechnung?

Hier liegt das häufigste Missverständnis: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine eRechnung. Auch ein eingescanntes Papier zählt nicht. Eine eRechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegt — damit die Daten automatisch weiterverarbeitet werden können.

In Deutschland sind zwei Formate üblich:

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Für die meisten kleinen Betriebe ist ZUGFeRD die angenehmere Wahl, weil die Rechnung optisch aussieht wie gewohnt.

Ab wann gilt was? Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025 gilt bereits
  Empfangspflicht für alle. Jedes Unternehmen im B2B-Bereich muss eRechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Es reicht im Zweifel ein E-Mail-Postfach — aber du musst die Datei auch öffnen und prüfen können.
• Bis 31. Dezember 2026 Übergangsfrist
  Beim Ausstellen dürfen alle Unternehmen noch Papier- und PDF-Rechnungen verschicken (mit Zustimmung des Empfängers).
• Bis 31. Dezember 2027 Übergangsfrist für Kleine
  Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen weiterhin Papier und PDF ausstellen. Größere Betriebe müssen ab 2027 eRechnungen senden.
• Ab 1. Januar 2028 Vollpflicht
  Alle B2B-Rechnungen müssen als eRechnung ausgestellt werden. Papier und einfaches PDF sind dann nicht mehr zulässig.

Wer ist betroffen — und wer nicht?

Betroffen ist der inländische B2B-Bereich: Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Daneben gibt es Ausnahmen:

• Privatkunden (B2C): Rechnungen an Endverbraucher sind von der Pflicht ausgenommen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: dürfen weiterhin in anderen Formaten ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): sind vom Ausstellen einer eRechnung befreit — müssen aber trotzdem eRechnungen empfangen können.

Wichtig: Die Empfangspflicht trifft praktisch jeden — auch Kleinunternehmer und kleinste Betriebe. Sobald ein Geschäftskunde dir eine eRechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können.

Was du jetzt konkret tun solltest

1. Empfang sicherstellen (sofort)

Richte ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen ein und sorge dafür, dass du XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien öffnen und lesen kannst. Für ZUGFeRD reicht ein PDF-Programm; für reine XRechnungen gibt es kostenlose Viewer.

2. Ausstellen vorbereiten (rechtzeitig vor deiner Frist)

Hier stellt sich die Kostenfrage. Drei Wege sind üblich:

• Großes ERP / Buchhaltungssoftware: mächtig, aber teuer und für kleine Betriebe oft überdimensioniert.
• Cloud-Rechnungsdienste im Abo: laufende Kosten, Datenfluss über fremde Server, Wechsel deiner gewohnten Arbeitsweise.
• Aus deinem bestehenden Excel heraus: du bleibst in deinem gewohnten Werkzeug — und erzeugst die eRechnung per Klick.

Der günstigste Weg für Excel-Nutzer

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die genannten Fristen und Grenzen geben den Stand der Gesetzgebung wieder; im Einzelfall kläre deine konkrete Situation bitte mit deinem Steuerberater.